15.07.2025 | Blog Wie hilft generative KI, den Büroalltag in Unternehmen spürbar zu entlasten?

Generative KI bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, die den Arbeitsalltag deutlich erleichtern können. Das schnelle Verstehen komplexer Inhalte, das Verfassen professioneller Texte, Übersetzungen oder die fundierte Beantwortung von Fragen auf Basis interner Informationen sind nur einige Beispiele. Wichtig ist dabei vor allem eines: die passende Unterstützung für den jeweiligen Anwendungsfall, ohne den Umweg über verschiedene Einzellösungen oder aufwändige Eigenentwicklungen durch die IT-Abteilung.

Generative KI im Arbeitsalltag: zwei Nutzungsszenarien, ein Ziel – produktiver arbeiten

Im Kontext von Unternehmen und Behörden bilden sich zwei wesentliche GenAI-Nutzungsszenarien heraus:

1. Fundierte Antworten und Zusammenfassungen auf Basis organisationseigener Informationen

Viele Aufgaben im Unternehmen setzen Wissen voraus, das bereits vorhanden ist – in Handbüchern, Richtlinien, Verträgen, Projektunterlagen, Ticketsystemen oder im Intranet. Genau hier liegt ein großes Potenzial: Statt sich durch zahlreiche Dokumente zu klicken, können Mitarbeitende eine Frage stellen und erhalten sofort eine passende, belegte, vertrauenswürdige Antwort aus dem eigenen Datenbestand.

Das sorgt nicht nur für Zeitersparnis, sondern auch für mehr Verlässlichkeit: Die Antwort bezieht sich konkret auf vorhandene Inhalte, ist nachvollziehbar und durch Quellenangaben gestützt. Besonders in Bereichen wie Kundenservice, Wissensmanagement, Compliance, Informationssicherheit oder HR lassen sich dadurch Prozesse effizienter gestalten. Dahinter stecken professionelle Lösungen wie iFinder und iAssistant, die auf das schnelle Auffinden relevanter Informationen aus unternehmenseigenen Datenbeständen spezialisiert sind. 

2. Unterstützung bei offenen, kreativen oder kommunikativen Aufgaben

Im Büroalltag ist man aber nicht immer nur auf der Suche nach Antworten aus vorhandenen internen Informationen. Manchmal möchte man Antworten auf Basis allgemeinen Wissens erhalten, oder es geht es einfach darum, einen Text stilistisch zu verbessern oder zu übersetzen, eine Idee in Worte zu fassen oder erste Formulierungen für eine Präsentation oder E-Mail zu generieren. 

Typische Beispiele:

• Textformulierung: Inhalte professioneller, freundlicher oder zielgruppengerechter aufbereiten
• Ideengenerierung: Erste Impulse für Konzepte, Überschriften oder Gliederungen
• Übersetzen: Schnell einen Überblick gewinnen oder Inhalte für internationale Teams aufbereiten
• Meeting Assistent: Agendas, Protokolle, Action Items generieren
• Visuelle Analysen: Erste Einschätzungen zu Bildern, Grafiken oder Screenshots
   

Die Infografik zeigt zwei Anwendungsszenarien für generative KI im Arbeitsalltag: fundierte Antworten aus internen Informationen und kreative Unterstützung durch Sprachmodelle - mit Integration durch IntraFind.

IntraFind bietet generative KI für breite Anwendungsfelder 

IntraFind ermöglicht Unternehmen genau diesen flexiblen Einsatz generativer KI: Einerseits fundierte, faktenbasierte Antworten auf Grundlage der eigenen Informationen – andererseits die gezielte Nutzung von Sprachmodellen für kreative oder sprachliche Aufgaben, unabhängig vom Unternehmensdatenbestand. Beide Welten lassen sich in einem durchgängigen System nutzen – ohne zusätzliche Schnittstellen, ohne komplexe Eigenentwicklungen. Nutzende können:

• zwischen interner Suche / internem Bot und freier KI-Anfrage (kreativ mit dem LLM chatten) wählen
• wiederkehrende Aufgaben als Prompts speichern
• vordefinierte Prompts aus verschiedenen Fachbereichen nutzen

Ob On-Premises oder in der Cloud, ob LLM-Integration oder rein unternehmensinterne Daten – IntraFind bietet Unternehmen die nötige Flexibilität, ohne Kompromisse bei Sicherheit oder Bedienbarkeit einzugehen.

Fazit: KI wird dann wertvoll, wenn sie sich dem Arbeitsstil anpasst

Generative KI entfaltet ihren Wert dann, wenn sie im Alltag konkret hilft – bei der Orientierung, bei der Kommunikation und beim Zugriff auf Wissen. IntraFind bietet Unternehmen die passende Grundlage dafür – mit einem klaren Fokus auf Anwendbarkeit, Datenhoheit und Integration. Ganz gleich, ob faktenbasiert oder kreativ: Die beste Lösung ist die, die sich an den Aufgaben der Mitarbeitenden orientiert und ihnen die Arbeit wirklich erleichtert.