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Person in Neon-beleuchteter Umgebung

02.12.2020 | Blog KI beschleunigt und optimiert Geschäftsprozesse

KI kann viel - das ist klar. Aber was sind denn nun konkrete Anwendungsfälle in Organisationen? IntraFind-Vorstand Franz Kögl zeigt anhand praktischer Beispiele, wie Unternehmen und Behörden vom Einsatz KI-basierter Such- und Analysetools profitieren können.
Mitarbeiter mittels intelligenter Software von zeitraubenden Standardaufgaben entlasten

Der iFinder von IntraFind ist eine Enterprise Search-Software und damit ein Instrument, um schnell Informationen aus den Datenbeständen eines Unternehmens zu finden und zu vernetzen. Die Datenquellen sind dabei unstrukturiert (z.B. Wikis, E-Mail-Systeme) und strukturiert (z.B. ERP- oder CRM-Systeme); es handelt sich um interne (z.B. Fileshares) oder angebundene externe Datenquellen (z.B. Fachinformationsdatenbanken).

Durch den zunehmenden Einsatz von Künstlicher Intelligenz erweitert sich das Einsatzfeld solch moderner Such- und Analyse-Lösungen erheblich. Sie sind in der Lage, Inhalte thematisch zu erfassen, Daten automatisch zu sortieren und Beziehungen zwischen Daten zu erkennen. Dafür sind sie mit einem umfassenden KI-Technologiestack aus Machine Learning sowie regelbasierten, linguistischen und semantischen Verfahren ausgestattet.

Überall dort wo KI eingesetzt wird, kann der Mensch entlastet werden. Standardisierte, oft ungeliebte und zeitraubende Aufgaben übernimmt die Software. Dem Menschen bleibt die Konzentration auf Tätigkeiten, die seine menschliche Intelligenz erfordern. So können mit KI-basierten Such- und Analyse-Tools ganze Prozesse in Unternehmen und Behörden optimiert werden. Dazu einige Beispiele:

1. Anträge schneller prüfen: Durch automatische Textklassifikation und Natural Language Processing (NLP) kann intelligente Such-Software die Vorqualifikation von Formularen und Anträgen in Behörden oder Unternehmen automatisieren. Anträge, die auf Antragsportalen gestellt werden, müssen nicht länger von Menschen auf Stimmigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Diese Arbeit kann stattdessen KI übernehmen. Antragssteller erhalten dann bereits während der Dateneingabe einen Hinweis, wenn Unterlagen korrigiert oder ergänzt werden müssen. Mitarbeiter der Behörde müssen nun nur noch die vollständigen, korrekten Anträge bearbeiten, wodurch sich Antragsstellung und -bearbeitung beschleunigen. Die Überprüfung auf Vollständigkeit übernimmt die KI - die Arbeit, die menschliche Intelligenz und fachliches Know how erfordert, erledigt der Mensch.

2. Dokumente nach Kategorien sortieren und weiterleiten: Die automatische Sortierung von Dokumenten auf Basis von Machine Learning-Verfahren entlastet Mitarbeiter und schafft Freiräume zur Erledigung anderer Aufgaben. Aus großen Datenmengen ist das System in der Lage, Kategorien zu erkennen, in die sich die Daten einordnen lassen. Praktische Verwendung findet Machine Learning beispielsweise bei der thematischen Erkennung und Sortierung von Inhalten, um diese besser in Workflows steuern zu können. So können eingehende E-Mails im info@-Posteingang eines Unternehmens automatisch klassifiziert und an die Postfächer zuständiger Abteilungen weitergeroutet werden. Zudem lassen sich sogar automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden.

3. Schnellere Beantwortung von Support-Anfragen. Mitarbeiter im Service und Support können über eine zentrale Suche Informationen über alle Datenquellen hinweg schnell und einfach finden – seien es Servicehandbücher, die im Intranet abgelegt sind oder Ersatzteilkataloge, die in speziellen Service-Informationssystemen vorliegen. Dadurch müssen sie nicht mehr jedes System einzeln ansteuern und sich mit unterschiedlichen Bediensystematiken beschäftigen. Durch KI-basierte Content-Analytics-Funktionen können sie dabei über die reine Volltextsuche hinaus auch Zusammenhänge zwischen Sachverhalten ausfindig machen. Text Mining-Verfahren helfen dabei, Inhalte aus den Dokumenten zu extrahieren, wie beispielsweise Produktname, Produktnummer oder Produktkategorie, Baugruppen oder Bauteile. Diese können dem Servicemitarbeiter zusätzlich als Filter angeboten werden, über die er bei der Suche nach bestimmten Fehlerbildern die Dokumente entsprechend schnell eingrenzen kann. So sind die Mitarbeiter in der Lage für ihre Kunden deutlich schnelleren Support zu leisten.

4. Verträge und Dokumente schneller auswerten. KI-basierte Software als intelligente Lesehilfe ermöglicht das Durchforsten großer Vertragsmengen nach bestimmten Klauseln in kürzerer Zeit. Auf Basis moderner Machine-Learning-Verfahren können Klauseln und wichtige Datenpunkte in Verträgen oder Ausschreibungen erkannt und zur gezielten Prüfung, Risikoanalyse, Kommentierung und Bearbeitung extrahiert werden. Die KI-basierte Software ist bereits für viele Einsatzzwecke vortrainiert, kann aber über einfaches User-Feedback schnell und intuitiv dazulernen. Fachanwälte beispielsweise sparen durch diese intelligente Lesehilfe viel Zeit und enorme Ressourcen, da sie Verträge nicht mehr einzeln lesen und ihre relevanten Stellen manuell markieren müssen. Sie können sich verstärkt ihren Kernaufgaben widmen und minimieren das Risiko, entscheidende Passagen zu übersehen.

5. Bewerberauswahl optimieren. Eine intelligente Bewerbersuche in einem HR-System kann den Personalauswahlprozess in Unternehmen oder Personalvermittlungs-Unternehmen beschleunigen. Die KI-basierte Software identifiziert automatisch Kenntnisse und Fähigkeiten in Lebensläufen und matcht sie mit den Jobprofilen offener Stellen. Zudem erhalten Personalmitarbeiter die Möglichkeit, über Freitext und Filtermechanismen gezielt nach geforderten Qualifikationen zu suchen und so rasch die geeigneten Bewerber zu finden. Der Personalauswahlprozess beschleunigt sich dadurch erheblich.

Fazit: Sinnvoll eingesetzte Künstliche Intelligenz wird Mitarbeiter nicht ersetzen, sondern ihnen assistieren und sie von Standardaufgaben entlasten. Wenn die Mitarbeiter ihre Arbeit damit beschleunigen und sie sich vermehrt anspruchsvollen Themen widmen können, profitiert davon die ganze Organisation.

Prozessoptimierung mit KI:


Automatische Textklassifikation und die Anreicherung mit Metadaten optimieren die Bearbeitung von Formularen und Anträgen.
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KI unterstützt bei der Antragstellung

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Der Autor

Franz Kögl
Vorstand
Franz Kögl gründete im Jahr 2000 zusammen mit Bernhard Messer die IntraFind Software AG. Gemeinsam entwickelten sie das Unternehmen zu einem etablierten Softwarehersteller für Enterprise Search. Er hält regelmäßig Vorträge und verfasst Fachartikel zu Themen wie Künstlicher Intelligenz, Machine Learning oder Cognitive Search.
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Franz Kögl